Vous payez vos logiciels trop cher. Je vous montre où regarder.

Téléphonie VoIP et SaaS : réduire les frais cachés

Introduction

Dans le monde de l’entreprise, deux postes de dépenses ont explosé en dix ans :

• la téléphonie professionnelle, devenue indispensable pour le télétravail et la relation client,

• les logiciels SaaS (Software as a Service), désormais omniprésents dans la gestion, la communication et la productivité.

Ces outils sont essentiels. Mais derrière leur simplicité d’usage se cachent souvent des frais inutiles, des doublons et des surcoûts récurrents.

En tant qu’expert mondial en réduction de coûts, j’ai constaté que la plupart des entreprises payent entre 15 % et 35 % trop cher sur leurs services VoIP et SaaS. Voyons comment corriger cela.

1. La téléphonie VoIP : entre promesse et réalité

La VoIP (Voice over IP) a remplacé les lignes téléphoniques traditionnelles dans une majorité d’entreprises. Avantages annoncés : coûts réduits, flexibilité, mobilité.

1.1 Les frais cachés

• Abonnements multiples : chaque utilisateur est facturé alors que beaucoup n’utilisent qu’une fraction des fonctionnalités.

• Licences inutilisées : postes de travail fermés, comptes inactifs qui continuent d’être facturés.

• Options facturées en plus : enregistrement d’appels, conférences avancées, numéros internationaux.

1.2 Le benchmark mondial

Dans une PME européenne de 50 salariés, le coût moyen par ligne VoIP devrait se situer entre 7 et 12 €/mois. Aux Antilles, j’ai vu des entreprises payer jusqu’à 25 €/mois faute de renégociation.

2. Les logiciels SaaS : la bombe à retardement budgétaire

Le SaaS a révolutionné l’informatique d’entreprise. Fini les gros investissements en licences. Place aux abonnements mensuels.

2.1 Les dérives observées

• Prolifération des outils : marketing, RH, finance, communication. Chaque service s’équipe sans coordination.

• Comptes dormants : employés partis, stagiaires ou freelances qui conservent une licence payante.

• Duplication fonctionnelle : deux logiciels différents couvrent la même fonctionnalité (exemple : Slack + Teams).

2.2 La réalité des coûts

Une étude McKinsey montre que 30 % du budget SaaS est gaspillé.
Dans mes missions, je retrouve ce chiffre régulièrement : une PME de 100 salariés paie souvent l’équivalent de 30 à 40 licences inutilisées chaque mois.

3. Méthodologie pour réduire ces coûts

3.1 Cartographier vos abonnements

• Identifier chaque service VoIP et SaaS utilisé.

• Lister les utilisateurs actifs et inactifs.

• Vérifier les options souscrites.

3.2 Renégocier les contrats

• Mettre les opérateurs et éditeurs en concurrence.

• Exiger des remises volume.

• Supprimer les options non utilisées.

3.3 Optimiser l’usage interne

• Centraliser les achats logiciels via une direction IT ou finance.

• Former les équipes pour exploiter pleinement les logiciels et éviter la duplication.

• Mettre en place un audit trimestriel pour couper les licences inutilisées.

4. Étude de cas : PME de services aux Antilles

Contexte :

• 120 salariés, CA : 12 M€.

• Téléphonie VoIP + 18 logiciels SaaS utilisés.

Audit réalisé :

• 28 licences SaaS inactives (freelances, anciens salariés).

• Double facturation VoIP (même poste compté deux fois).

• Deux outils RH différents couvrant les mêmes besoins.

Résultats :

• Suppression 28 licences SaaS : économie annuelle 42 000 €.

• Renégociation VoIP : -18 % de la facture, soit 19 000 € économisés.

• Consolidation outils RH : -15 000 €.

Total : 76 000 € d’économies par an sans impact sur l’efficacité.

5. Les bénéfices stratégiques

• Amélioration immédiate de la trésorerie : économies visibles dès le mois suivant.

• Gain de productivité : moins d’outils, moins de confusion.

• Meilleure sécurité IT : réduction des logiciels dispersés, donc des failles potentielles.

• Capacité de réinvestissement : économies réaffectées à la formation, au marketing ou à l’innovation.

Conclusion

La VoIP et les logiciels SaaS sont devenus incontournables. Mais ils représentent aussi l’un des plus gros gisements de surcoûts cachés dans les entreprises modernes.

Un audit rigoureux, une rationalisation des usages et une renégociation ferme permettent de réduire les coûts de 15 à 35 %, tout en améliorant la performance organisationnelle.

La vraie question n’est pas “avez-vous besoin de ces outils ?” mais “les payez-vous au juste prix ?”